Documento Soporte Electrónico DIAN

Resumen ejecutivo

La DIAN estableció la obligatoriedad del Documento Soporte Electrónico para adquisiciones realizadas a proveedores no obligados a facturar electrónicamente, con fecha límite de cumplimiento al 1 de agosto de 2022. Automatización Avanzada S.A. requería implementar esta normativa sin afectar su operación actual de facturación electrónica integrada con SAP Business One. El proyecto incluyó parametrización de Microsoft SQL Server, actualización de addons de localización colombiana del partner Heinsohn, sincronización con el proveedor tecnológico FACTURE, pruebas funcionales y puesta en producción exitosa dentro del plazo regulatorio establecido por la DIAN.

Desarrollo del proyecto

Problema

Requisito normativo DIAN sin implementar

A partir del calendario de implementación de la DIAN, las empresas obligadas debían emitir el documento soporte electrónico (DSE) para registrar las compras realizadas a proveedores del régimen simplificado o no obligados a facturar electrónicamente. La situación presentaba tres riesgos:

Incumplimiento normativo DIAN con exposición a sanciones y rechazo de costos deducibles
La operación existente de facturación electrónica en SAP BO no contemplaba el flujo del DSE ni las notas de ajuste asociadas
Los addons de localización colombiana instalados requerían actualización para soportar el nuevo tipo de documento

Solución

Implementación integral del DSE en SAP BO

El proyecto se ejecutó en cinco etapas coordinadas:

Respaldo y preparación: parametrización de SQL Server para asegurar respaldo completo previo a la actualización, sin riesgo para la base de datos productiva
Implementación del documento soporte: configuración del tipo de documento DSE en SAP BO y sus notas de ajuste (DSE-NC), con numeración DIAN y serie asignada
Actualización de addons: actualización de los addons de localización colombiana (facturación electrónica) para soportar la emisión y transmisión del DSE a la DIAN
Sincronización DIAN-Facture: configuración del proveedor tecnológico (software de facturación electrónica) para recibir y transmitir el DSE, con validación de respuestas DIAN
Pruebas y producción: pruebas de extremo a extremo con documentos reales en ambiente de habilitación DIAN, validación de representación gráfica y puesta en producción

Resultado

Cumplimiento normativo y trazabilidad documental

Cumplimiento 100% con la normativa DIAN para emisión de documento soporte electrónico
Integración transparente con el flujo existente de facturación electrónica en SAP BO
Trazabilidad documental completa: cada adquisición a no obligados queda registrada con CUDS (código único del DSE) y respuesta DIAN
Las notas de ajuste al DSE (correcciones y anulaciones) operan dentro del mismo flujo en SAP BO
Cero observaciones de la DIAN en las auditorías realizadas con posterioridad a la implementación

¿Necesita implementar o actualizar facturación electrónica en SAP BO?

Implementamos y actualizamos los flujos de facturación electrónica y documentos soporte en SAP Business One con cumplimiento DIAN vigente.